Bitácora de vuelo: qué registrar y por qué
Una bitácora útil se llena en menos de dos minutos por vuelo. Si toma más, nadie la va a llenar y vas a tener un archivo con huecos, que es peor que no tener nada.
Estos son los campos mínimos. La columna de la derecha explica a quién le sirve cada uno, porque esa es la pregunta que ordena todo el diseño.
| Campo | Ejemplo | Para qué sirve |
|---|---|---|
| Fecha y hora de inicio y término | 12-08-2026, 09:14 a 09:38 | Acredita la ventana de trabajo ante el mandante y ante un reclamo de terceros |
| Piloto y número de credencial | J. Pérez, cred. 12345 | Prueba que el vuelo lo hizo alguien habilitado. Es lo primero que mira un seguro |
| Aeronave y número de registro | Matrice 300, RPA 1111 | Vincula el vuelo a una matrícula y a un plan de mantención |
| Baterías utilizadas (ID) | B-04, B-07 | Sin esto no puedes contar ciclos por batería, solo por dron |
| Lugar y coordenadas | Planta Norte, punto centro | Debe calzar con el KMZ de la autorización DGAC |
| Tipo de trabajo | Inspección termográfica | Es la finalidad declarada. La Ley 21.719 exige coherencia entre lo que se declaró y lo que se hizo |
| Autorización DGAC que ampara el vuelo | N° y fecha | Es el campo que más rápido detecta una autorización vencida |
| Duración efectiva y ciclos consumidos | 24 min, 2 ciclos | Alimenta el plan de mantención |
| Condiciones meteorológicas | Viento 18 km/h, VMC | La norma exige operar en condiciones VMC. Ante un incidente, esta línea vale oro |
| Observador RPAS, si hubo | M. Soto, cred. 6789 | En EVLOS y nocturno es obligatorio y debe tener credencial vigente |
| Incidencias | Sin novedad / RTH activado | Es el campo que convierte la bitácora en insumo de mejora, no en papeleo |
| Destino del material | Descargado a repositorio, SD formateada | Cierra la cadena de custodia del dato personal |
Los últimos tres campos son los que casi ninguna plantilla del mercado trae, y son los que después se echan de menos. El de destino del material conecta directo con las obligaciones de la Ley 21.719 aplicada a imágenes de drones: si no registras que la tarjeta se descargó y se formateó, no puedes acreditar tu cadena de custodia.
Mantención preventiva y ciclo de vida de las baterías LiPo
La mantención de una flota chica no requiere un taller: requiere un calendario y alguien que lo mire. La lógica es simple: cada revisión se gatilla por horas de vuelo, por ciclos de batería o por calendario, lo que ocurra primero.
| Hito | Qué se revisa | Quién |
|---|---|---|
| Antes de cada vuelo | Hélices sin fisuras, brazos firmes, sensores limpios, carga de batería y control, firmware al día, tarjeta de memoria vacía | Piloto |
| Después de cada vuelo | Temperatura de baterías, limpieza de lente y sensores, descarga del material, registro en bitácora | Piloto |
| Cada 10 horas de vuelo | Revisión de hélices y cambio si hay marcas, juego en motores, estado de conectores, torque de tornillos visibles | Responsable de flota |
| Cada 50 horas de vuelo | Cambio preventivo de hélices, revisión de gimbal y amortiguadores, calibración de brújula e IMU, revisión de tren | Responsable de flota |
| Cada 100 horas o anual | Revisión en servicio técnico autorizado del fabricante. Informe escrito al expediente de la aeronave | Servicio técnico |
| Baterías, por ciclo | Registro del contador de ciclos y del estado de salud que reporta la app del fabricante. Retiro inmediato ante hinchazón, daño físico o caída brusca de rendimiento | Responsable de flota |
| Baterías, en bodega | Carga de almacenamiento, contenedor resistente al fuego, revisión mensual de las que no rotan | Responsable de flota |
Sobre los ciclos de las baterías, una aclaración necesaria: la vida útil en ciclos la declara el fabricante para cada modelo, y varía. No vamos a poner acá un número redondo porque no hay una cifra oficial única que aplique a toda la línea de un fabricante, y en este rubro circulan muchas cifras de foro citadas como si fueran ficha técnica. Lo correcto es leer la especificación de tu modelo y, sobre todo, mirar los dos indicadores que el propio equipo te entrega: el contador de ciclos y el porcentaje de salud de la batería en la app del fabricante. Esos dos números, registrados vuelo a vuelo, mandan sobre cualquier promedio.
Y la regla operacional que sí está en la norma y que protege la batería de paso: el tiempo total de vuelo no puede exceder el 80% de la máxima autonomía que permita la carga, ni durar más de 60 minutos (DAN 151, 151.103 letra h). Volar hasta el 5% no es aguante, es incumplimiento.
Trazabilidad para auditoría, para el seguro y para el mandante
Tres audiencias, tres preguntas distintas, y el mismo archivo tiene que responderlas todas.
La auditoría o la fiscalización pregunta: ¿estaba habilitado? Quiere ver credencial vigente, RPA registrado, autorización de operación al día, y los documentos de porte obligatorio disponibles durante el vuelo. La bitácora sirve como índice: si el campo de autorización DGAC está poblado en cada línea, la respuesta es instantánea.
El seguro pregunta: ¿la operación estaba dentro de la norma? Quiere altura, distancia, condiciones meteorológicas, piloto y estado del equipo. Un siniestro con la bitácora completa se resuelve; uno sin bitácora se convierte en la palabra del operador contra la del liquidador. Cómo se estructura la cobertura está en la guía de seguro de responsabilidad civil para drones.
El mandante pregunta: ¿qué me entregaste y cuándo? Quiere fecha, área cubierta, entregable y su versión. En contratos de inspección recurrente, este historial es lo que sostiene la renovación: sin él, cada año se negocia de cero.
Un detalle de trazabilidad que se descuida: el expediente por aeronave. Cada matrícula debería tener su carpeta con la tarjeta de registro, la factura, los informes de servicio técnico, el historial de horas y las incidencias. Cuando vendes o das de baja un equipo, esa carpeta es el activo. Cómo se inscribe una aeronave a nombre de la empresa está en la guía de registrar un dron a nombre de tu empresa.
Control de credenciales por vencer y de matrículas
Este es el punto donde se cae la mayoría de las empresas que conocemos, y no por descuido grande: por falta de una alarma.
Hay cuatro relojes corriendo al mismo tiempo, con plazos distintos, y ninguno avisa solo:
- La credencial de Operador RPAS: 36 meses. Para revalidar hay que aprobar de nuevo el examen escrito sobre DAN 151, DAN 91, NOTAM, meteorología y aerodinámica, con un mínimo de 75%, hacer la solicitud por el SIPA y pagar la tasa. No es automático y no es trivial: se estudia. El detalle está en revalidación de la credencial DGAC.
- La autorización de operación: hasta 6 meses. Y hay que actualizarla cada vez que entra o sale una aeronave o un operador, no solo cuando vence.
- El seguro: póliza o resolución de la Junta de Aeronáutica Civil, con su propia fecha de vencimiento, que el formulario de la DGAC pide explícitamente.
- La habilitación por modelo. La credencial habilita en los modelos incorporados en ella. Si la empresa compra un modelo nuevo, el piloto necesita la instrucción y la declaración jurada correspondiente para ese modelo.
La solución no es sofisticada: una planilla con cuatro columnas de fecha y alertas a 90, 60 y 30 días. Lo importante es que las alertas le lleguen a dos personas, no a una. La causa más común de una credencial vencida en una empresa es que el único que llevaba el control estaba de vacaciones.
Software de gestión: DJI FlightHub y alternativas, y cuándo basta una planilla
Vamos a decir lo que un vendedor de software no te va a decir: con menos de cinco aeronaves y menos de veinte vuelos al mes, una planilla bien hecha te sirve. El costo de una plataforma se justifica cuando aparecen operaciones simultáneas, varios sitios o la necesidad de que alguien mire el vuelo en vivo desde otra ciudad.
Qué hace cada opción, sin adornos:
- Planilla compartida. Gratis, flexible, y depende enteramente de que la gente la llene. Funciona si el llenado es parte del cierre del trabajo y alguien la revisa cada semana. Si no, se degrada en tres meses.
- DJI FlightHub. La plataforma del fabricante para gestión de flota, pensada para operaciones con equipos DJI de línea enterprise. Aporta lo que una planilla no puede: telemetría en vivo, ubicación de aeronaves, gestión de usuarios y registro automático de vuelos, sin depender de que alguien anote. Tiene costo por suscripción y su fuerte es la operación multi-equipo.
- Plataformas independientes de gestión. Existen varias enfocadas en registro de vuelos, mantención y cumplimiento. Su ventaja es que no te amarran a una marca. Su desventaja: si el registro no es automático, vuelves al problema de la planilla, con cuota mensual.
El criterio que usamos para recomendar: el registro automático vale más que el reporte bonito. Un sistema que captura el vuelo solo, aunque muestre menos gráficos, siempre le gana a uno que exige digitación manual, porque la digitación manual es lo primero que se abandona cuando la faena aprieta.
Y un recordatorio que no es menor: si el software guarda material con personas identificables en la nube de un proveedor, ese proveedor es un encargado del tratamiento y necesita el contrato del artículo 15 bis de la Ley 21.719, con objeto, duración, finalidad, tipo de datos y categorías de titulares. Revísalo antes de firmar la suscripción, no después.
Qué pasa cuando el piloto renuncia
Esta sección existe porque es la llamada que más recibimos, y siempre con la misma urgencia.
Cuando se va el único piloto de la empresa, se van cuatro cosas al mismo tiempo:
- La habilitación. La credencial es personal e intransferible: se va con la persona. La empresa queda con drones que legalmente nadie puede volar.
- La autorización de operación. Estaba emitida con ese operador declarado. Hay que actualizarla.
- El conocimiento no escrito. Qué zonas están coordinadas, con quién se habla en la faena, dónde están los KMZ, qué batería está mala. Todo eso vive en la cabeza del piloto salvo que esté en la bitácora.
- La continuidad del contrato. Si el mandante exige vuelos mensuales, el reloj no se detiene porque tu piloto renunció.
Las tres medidas que evitan el problema, y ninguna es cara:
- Nunca un solo piloto. Dos habilitados es el mínimo operativo real, aunque el segundo vuele poco. Y conviene desfasar las fechas de vencimiento de sus credenciales, para que no caduquen el mismo mes.
- Documentación fuera de la cabeza. KMZ, contactos, procedimientos y bitácora en el repositorio de la empresa, no en el notebook del piloto. Esto es también una cláusula de la política interna de uso de drones.
- Traspaso formal a la salida. Entrega de equipos contra acta, devolución de tarjetas de memoria, cierre de accesos a la nube y actualización del registro de pilotos autorizados el mismo día.
Si ya te pasó y necesitas habilitar gente rápido, es exactamente lo que hacemos: vamos a tu faena u oficina con cursos de drones para empresas, con un dron por alumno y el trámite de la credencial acompañado de principio a fin. Y si la decisión de fondo es si conviene tener equipo propio o contratar el servicio, está analizada en la guía sobre equipo interno o servicio externo de drones.